而批示日期，则用月份加日期组成代码，比如7月20日，就是720。

如果同一天批阅了同一个地市的两份急件？就在日期后加一栏“—1”、“—2”，这些在台账上均要体现。

而台账，就是这十几盒文件盒的总“目录”。

那么要找一份关于章昌市、且在7月20日批阅的急件？

就直接找“a—1—720”。

每一个类别的编码，用夹子夹成一叠，按顺序放进文件盒。

最后，在每一盒文件封皮写上具体的批阅时间段，例如：章昌市—a（xx年xx月——xx年xx月）。

把这十几个文件盒依次按“a、b、c、d”的字母顺序摆好。

如果遇到一个文件盒装不下去？就换大文件盒。

到了每一年的开头，就把上一年的这十几个文件盒放进旁边的档案室，单独按年份分别存储好。

一年归档整理一次。

所有的文件编码，都要在台账上一一对应。

这个“系统”完成后，找起文件就简单多了。

…

第二天，当李省长看到满眼通红的王晨时，很好奇，“小王，昨天没休息好吗？看你的眼圈都红了。”

“省长，我昨晚用了一晚上时间，搞了一个简易版的‘秘书文件管理系统’，因为之前找文件事总是很复杂，而现在则方便多了。”

“哦？”李省长来兴趣了。

“那等会我要看看。”